Distribuez vos Avantages Salariés sans avance de trésorerie

Wellmind s'appuie sur les virements bancaires et permet aux employés qui le souhaitent de connecter leur compte bancaire personnel afin d'être remboursés en temps réel. Fini le dépôt de justificatifs et les calculs avec les seuils légaux en vigueur : l'IA s'occupe de tout. Elle estime si la dépense est éligible, catégorise automatiquement dans la bonne poche d'avantages, demande la validation ou rembourse directement.

Quand vos employés activent leur compte, ils sont invités à fournir leur numéro IBAN afin de pouvoir être remboursés. Il en est de même pour les partenaires (service à la personne, mobilité, etc.) qui reçoivent directement les montants de leurs prestations par virement.
C'est de loin la meilleure équation économique pour vous, pour vos employés et pour les partenaires

L'implémentation prend généralement 24 à 48 heures. Notre équipe s'occupe de la configuration pendant que vous vous concentrez sur vos packages d'avantages et la communication. La plupart des clients sont pleinement opérationnels en une semaine.

Absolument ! Wellmind offre des intégrations natives avec les plateformes RH populaires comme BambooHR, Workday et SAP SuccessFactors. Nous fournissons également une API complète pour les intégrations personnalisées.

Nous offrons plusieurs niveaux de support incluant le support par email, le support téléphonique prioritaire et la gestion de compte dédiée. Tous les plans incluent une assistance à l'intégration et une formation pour votre équipe.

Nous utilisons une sécurité de niveau entreprise incluant le chiffrement AES-256, l'authentification multi-facteurs. Vos données sont hébergées dans des centres de données européens sécurisés.

Oui, Wellmind est entièrement responsive, mobile-first et fonctionne parfaitement sur tous les appareils. Pas besoin de télécharger une application iOS ou Android, il suffit quand vous êtes sur wellmind de l'ajouter à votre écran d'accueil.

C'est votre choix ! Avec Wellmind, vous pouvez soit être prélevé de chaque transaction directement sur votre compte professionnel (SEPA Direct Debit), soit avancer une somme sur la plateforme. Dans ce second cas, les transactions de vos employés sont débitées de ce solde et vous êtes notifié quand il est temps de réapprovisionner. Les deux options sont disponibles dans votre espace de gestion et vous pouvez changer à tout moment.

Vous conservez la pleine propriété de vos données. Nous fournissons une exportation complète des données dans des formats standards et assurons une suppression sécurisée des données selon vos politiques de rétention.

Oui, une formation complète est incluse avec tous les plans. Nous fournissons des sessions de formation en direct et un support continu pour assurer le succès de votre équipe.

Wellmind s'adapte à la réglementation de votre pays de résidence.
Par exemple en France, L’avantage Domicile est utilisable sur de nombreuses prestations de services à la personne telles que:

• L’entretien de la maison,
• Les petits travaux de jardinage et bricolage,
• Le soutien scolaire (à l’exception des cours à distance qui ne sont pas éligibles à l’allocation emploi service),
• Le babysitting
• La garde d’enfants hors du domicile: assistantes maternelles agréées ou structures d’accueil de jeunes enfants (crèches, garderies, jardins d’enfants, centres de loisirs sans hébergement pour les enfants de moins de 6 ans).
• L’assistance aux personnes âgées ou fragiles à l’exception de soins relevant d’actes médicaux,
• Toutes les activités qui s’exercent en dehors du domicile dans le prolongement d’une activité de service au domicile de l’employeur.

Attention, vous ne pouvez pas notamment l'utiliser pour :

• Les travaux de rénovation de l’habitat,
• L’emploi d’une assistante maternelle agréée au domicile.

La liste des activités de services à la personne ouvrant droit aux avantages fiscaux figure à l’article D7231-1 du code du travail

Vous pouvez retrouver une simulation du salaire minimum de votre employé en fonction de sa fonction sur le site suivant:

• Simulateur salaire minimum
• Estimez le coût total de l’emploi

A titre d’exemple 2265 euros permettent de financer jusqu’à 135h d’aide-ménagère.

En tant qu’employeur vous disposez de nombreuses options de distribution, gérable depuis votre compte Wellmind:

Par exemple, pour les avantages Domicile, votre allocation est personnalisable en fonction de la situation de vos collaborateurs (Nombre d’enfant, statut). Les critères choisies doivent néanmoins être objectifs et non discriminatoires. Le pourcentage de prise en charge par l’entreprise est personnalisable pour une prise en charge de 50% à 100%.
L’allocation peut être versé mensuellement, annuellement ou ponctuellement. Une gestion au cas par cas et disponible depuis votre interface Wellmind. Il est néanmoins préférable d’établir des catégories de collaborateurs respectant les règles d’équité.

Vous pouvez vous connecter sur votre compte Wellmind pour explorer les différentes options disponibles.

Oui, il suffit de l'inviter dans votre espace afin qu'il crée son compte en 2 minutes. WellMind supporte l'inscription de tous les intervenants, quelque soit son activité de Services à la Personne : WellMind couvre les 26 activités que vous pouvez retrouver ici

Pour créer son compte, votre intervenant aura besoin de renseigner son IBAN afin de recevoir ses paiements et fournir son code NAN attestant qu'il exerce bien une activité de Service à la Personne.
Le code NAN est un numéro unique attribué par le Centre de Remboursement du CESU (CR CESU) à tout intervenant qui s'y affilie. Il est composé de 7 chiffres et d'une clé (composée d'une étoile et d'un chiffre). Lors de l'affiliation, l'intervenant reçoit une lettre d'accueil contenant son code NAN, son mot de passe pour accéder à son espace personnel sur le site internet du CR CESU. Si vous ne l'avez pas ou perdu, vous pouvez le retrouver ici : Espace personnel CESU

Oui mais l’avantage fiscal s’applique uniquement sur les dépenses que les salariés ont réellement supportées : si par exemple un salarié a payé 1200€ de ménage sur l'année dont 1000€ avec Wellmind, il ne pourra profiter du crédit d'impot que sur les sommes restantes, soit 200€.

Pour rappel l’avantage fiscal qui vous est accordé en tant que particulier est de 50 % du montant des dépenses effectivement supportées sur l'année (salaires + cotisations sociales) dans la limité d’un plafond de 12 000 €. Soit un avantage fiscal de 6 000 € maximum par an.

Ce plafond peut être majoré de 1 500 € supplémentaires notamment par :

Enfant à charge,
Membre du foyer fiscal âgé de plus de 65 ans, dans la limite de 15 000 €, soit un avantage porté à 7 500 €.

Ce plafond est porté à 20 000 € (soit un avantage fiscal de 10 000 € maximum par an) pour les employeurs suivants :

Les personnes titulaires de la carte d’invalidité à 80 %,
Les personnes ayant à leur charge une personne titulaire de cette même carte d’invalidité,
Les parents d’un enfant donnant droit au complément de l’allocation d’éducation de l’enfant handicapé.

Si vous déclarez vos revenus sur le site www.impots.gouv.fr, le montant de votre avantage fiscal sera automatiquement indiqué dans votre déclaration de revenus. Pour justifier de votre avantage fiscal, le Cesu met à votre disposition un justificatif annuel. L’attestation fiscale fait état des dépenses engagées pour l’emploi d’un salarié à domicile. Ce document comprend l’ensemble des déclarations enregistrées entre le 1er janvier de l’année précédente et le 15 janvier de l'année en cours. Elle atteste des salaires nets payés et des cotisations prélevées sur l’année. Un message vous informe tous les ans de la mise à disposition de votre attestation fiscale dans votre espace personnel. Si vous ne disposez pas d’un compte en ligne, elle vous est adressée par voie postale. Dans votre espace en ligne, vous pouvez aussi accéder aux attestations fiscales des 3 dernières années. Il vous appartient de conserver ces documents en cas de demande des services fiscaux.

Il convient de déduire de ce montant les aides perçues pour l’emploi d’un salarié à domicile (Allocation Personnalisée d’Autonomie (APA), aides de votre mutuelle, de votre assurance, de votre mairie, participation en CESU préfinancé).

Si vous avez rémunéré votre salarié via WellMind ou avec des titres Cesu préfinancé, vous devez déduire du montant figurant sur votre attestation fiscale la participation aux titres Cesu préfinancé de votre employeur ou de votre comité d’entreprise. Vous pouvez trouver une description de ce cas sur ce lien: COMMENT COMBINER CESU DÉCLARATIF ET CESU PRÉFINANCÉ ?

De même, si vous avez bénéficié d’aides de la part de votre Mairie ou si vous percevez l’allocation personnalisée d’autonomie ou la prestation de compensation du handicap, vous devez déduire le montant de ces aides du montant figurant sur votre attestation fiscale Cesu.

Source : URSSAF

Si vous passez par un agence de service à la personne (Shiva, Acadomia), vous pouvez régler leur prestation avec votre allocation emploi service, aucune déclaration n’est nécessaire

En faisant appel à un intervenant en direct vous devenez un employeur, mais pas d’inquiétudes ! les formalités pour un emploi de service à la personne sont considérablement simplifiés et nous sommes là pour vous accompagner. Les démarches à effectuer sont les suivantes:

Créer votre compte CESU, (se référer au site de l’URSSAF). Ce compte vous permettra:

• D'enregistrer vos salariés auprès de l'URSSAF. Voir lien URSSAF.
• Déclarer sa rémunération. La déclaration est mensuelle (Comment établir une déclaration ?)
• Calculer et régler les cotisations patronales et salariales: Celles-ci seront prélevés sur votre compte bancaire personnel. Le prélèvement des cotisations intervient le dernier jour ouvrable de chaque mois, cette date n'est pas modifiable. Le prélèvement des cotisations intervient au plus tard 2 mois après la réception de votre déclaration. Voir lien URSSAF.

Etablir un contrat de travail avec votre intervenant: un contrat de travail doit être rédiger avant la réalisation de la prestation. Vous trouverez les modèles sur Contrat travail obligatoire.

Oui! L’utilisation du service Wellmind est gratuit pour les bénéficiaires.

Vos informations bancaires sont uniquement utilisées pour compléter vos versements aux intervenants si le coût de la prestation est supérieur au solde disponible sur votre compte ou si votre entreprise a choisi un abondement inférieur à 100%.

A noter que si vous faites appel à un intervenant en direct vous devrez régler les cotisation patronales et salariales.